Ovládání po telefonu? 10 nápadů pro lepší konferenční hovor

(Obrázek přes DepositPhotos)

Jak mohu spravovat lidi, které nevidím?

To je otázka, kterou dostávám od mnoha manažerů, kteří pracují se vzdálenými zaměstnanci a nezávislými pracovníky a komunikují s nimi přes Skype, Google Hangouts, e-mail, online chaty a ano, telefon.

Z toho, co se manažeři ptají, je jasné, že navzdory inovacím v komunikačních technologiích je i nadále náročné efektivně komunikovat s lidmi, kteří pracují na jiném místě.

Výzvu si dobře pamatuji. Ve své první úřednické práci v The Philadelphia Inquirer jsem koordinoval zpravodajství v New Jersey a naučil jsem se hodně o hazardních hrách v kasinech, brusinkových bažinách, toxických odpadech Superfund a zkorumpovaných politicích. Protože jsem byl ve Philadelphii a většina mých zaměstnanců pracovala v kancelářích v Trentonu a na jih, naučil jsem se také hodně o řízení po telefonu.

V následujících letech (a bylo jich poměrně dost) moje používání telefonu často zahrnovalo shromažďování skupin lidí pro konferenční hovory. Někteří byli vyzváni, aby učinili oznámení nebo sdíleli informace. Jiné poskytly způsob, jak brainstormovat nápady nebo diskutovat o přístupech k problému. Některé se konaly měsíčně, týdně nebo dokonce denně, aby se členové mého decentralizovaného personálu mohli vzájemně informovat a společně plánovat. A někteří byli povoláni, aby řešili konkrétní, jednorázové problémy.

Nedávno jsem slyšel od manažera, který požádal o tipy, jak usnadnit efektivní konferenční hovor. S vědomím, že se jedná o umění, nikoli vědu, a že byste měli svůj individuální přístup přizpůsobit jedinečným potřebám a kvalitám vaší skupiny, nabízím tyto myšlenky. Doufám, že jsou užitečné.

1 . Znát účastníky. První krok k úspěšnému konferenčnímu hovoru se odehraje dlouho předtím, než se někdo ozve. Musíte znát účastníky – a oni potřebují znát vás. Navštěvujte tedy svá odlehlá místa co nejčastěji. Umět dát tvář hlasům. (Pracoval jsem se dvěma nezávislými pracovníky v Jersey po dobu čtyř let a nikdy jsem se s nimi osobně nesetkal.) Možná nebudete moci navštěvovat své zaměstnance kanceláře a nezávislé pracovníky každý týden nebo dokonce každý měsíc, takže když je to možné, dejte si na návštěvu záležet – řešit pracovní problémy, které umožní každému z vás vidět toho druhého v akci.

dva. Stanovte si cíl. I když se hovor koná každý týden, aby se prodiskutovaly záležitosti, jako je nadcházející nedělní vydání, metriky vašeho webu nebo pokrok dlouhodobého projektu, stanovte si pro každý hovor jasný cíl. Pokud se chcete pouze ujistit, že všichni vědí, na čem jejich kolegové pracují, můžete každému říct, aby něco předložil písemně a zrušil schůzku. Pokud však chcete určit nejlepší příběh týdne a podělit se o nápady na jeho prezentaci, ujistěte se, že to všichni účastníci hovoru vědí předem – a pomůžete to uskutečnit. Pamatujte, že pokud mě pozvete na telefonát, musím pochopit, proč tam jsem a co se ode mě očekává, že přispěji k jeho úspěchu. Začíná to, když rozumím vašemu cíli. (A buďte realističtí. Strategii na sociálních sítích nemůžete vytvořit během jednoho 60minutového hovoru. Můžete se však dohodnout na procesu a přidělit úkoly těm, kteří jsou zapojeni do projektu. To je pokrok.)

3. Připravte agendu. A sdílejte to. Před hovorem pošlete účastníkům e-mail, který bude obsahovat cíl hovoru a jakékoli konkrétní body diskuse. Když mi předem řeknete, o čem budeme diskutovat, mám šanci o problému přemýšlet a čím bych mohl přispět. Pokud jsem introvert, právě jsi mi hodně pomohl. V e-mailu také uveďte jména těch, kteří budou na hovoru. Pomůže mi to představit si, kdo sedí kolem tohoto virtuálního konferenčního stolu.

4. Začněte (a skončete) včas. Pokud je obtížné uskutečnit osobní schůzku, když lidé neustále přicházejí, je to ještě obtížnější, když vstupují do konferenčního hovoru po jeho zahájení. Pokud má hovor začít ve 14 hodin, začněte ve 14 hodin. a sledovat ty, kteří chronicky přicházejí pozdě. A pokud jde o vás, ujistěte se, že hovor ukončíte, když jste řekli, že skončí.

5. Vezměte roli. Na začátku hovoru se mi líbí, aby účastníci hovoru oznámili svou přítomnost. Tím se dosáhne dvou věcí: pomáhá to účastníkům představit si, kdo sedí kolem virtuálního konferenčního stolu; a dává mi to šanci udělat si kontrolní seznam toho, kdo je na hovoru – abych se mohl ujistit, že je slyšet hlas všech.

6. Stanovte očekávání pro účast. Volejte lidi. Konferenční hovory, stejně jako všechna setkání, vám umožňují posílat různé zprávy, například: „Potřebujeme nápady všech v této organizaci.“ 'Nejhlasitější hlasy nebudou mít výhodu.' 'Budeme s nápady každého zacházet s respektem.'

Příliš mnoho konferenčních hovorů, stejně jako příliš mnoho osobních setkání, porušuje tyto zásady a organizace je na to chudší. Jako facilitátor sledujte, kdo mluví, a zeptejte se těch, kteří jsou zticha, co si myslí. Pokud se někdo chystá mluvit za 26^čtčas, zdvořile řekněte: 'Než promluvíš, Williame, proč neslyšíme Susan?' Nezapomeňte, toto je vaše volání.

A buďte opatrní, abyste svými názory neodrazovali od účasti – vaše slova mají velkou váhu. Opět pamatujte, že schůzka je vaše. Můžete mluvit, kdy chcete. Nechte tedy ostatní jít první.

7. Držte se cesty. Sledujte svůj cíl a konverzaci na místě. Když se diskuse navržená tak, aby vynořila nápady na zlepšení plnění termínů, zatoulá do hádky o tom, kdo co udělal jedné říjnové noci, ovládněte věci. Zopakujte cíl a shrňte dosavadní pokrok skupiny. Poté nechte diskusi pokračovat.

8. Nebojte se ticha. Interpretovat ticho při konferenčním hovoru je něco jako umění. Mnoho facilitátorů předpokládá, že mlčení znamená, že se diskuse zastavila, a je jejich odpovědností zahájit konverzaci. Ale pamatujte na odpověď dobrého reportéra na ticho: nechte to viset. Dotazovaná osoba jej často naplňuje – a někdy vede konverzaci na hlubší místo. Nebo odpovězte na ticho přeformulováním diskutovaného problému; položte otázku, která skupině pomůže podívat se na problém z jiné perspektivy. Sečteno a podtrženo: Nedovolte tichu, abyste příliš rychle opustili diskusi. Stále může mít dobrá místa, kam jít.

9. Dohodněte se na dalším postupu. Když se blížíte ke konci hovoru, shrňte, čeho skupina dosáhla, spojte to se stanoveným cílem schůzky a navrhněte další kroky. Co uděláte s výstupem ze schůzky? Co potřebujete, aby ostatní na hovoru udělali? Kdo podá zprávu během příštího hovoru? Kdy to bude? Nechte každému jasné, proč byl hovor produktivním využitím jeho času.

10. Sledujte e-mail. Někteří manažeři mají rádi někoho na hovoru, aby si udělal podrobné minuty a poté je rozeslal účastníkům. Obvykle se přikláním ke kratšímu následnému e-mailu, ve kterém shrnu, čeho jsme dosáhli a na čem jsme se dohodli, že budou další kroky. Nechte se však řídit situací. Pokud bylo vaším cílem vymýšlet nápady pro nadcházející volební kampaň a výzva přinesla 57 nápadů, e-mail, který obsahuje všechny z nich, skupině řekne, že má spoustu dobrých nápadů. Pokud bylo vaším cílem označit pokrok v programu průběžného školení zaměstnanců, mohl by stačit stručný odstavec.

A co je nejdůležitější, mějte na paměti, že řízení zaměstnanců prostřednictvím telefonu se opírá o stejné základy jako osobní řízení. Váš úspěch bude stoupat a klesat na kvalitě vztahů, které si s tímto personálem vybudujete. A každá interakce, kterou s nimi máte – ať už je to jeden na jednoho nebo ve skupině – přispívá ke kvalitě těchto vztahů.

Vytočte se. (Jen si dělám srandu.)