Začínáte s prací na dálku? Tyto nástroje vám usnadní přechod na práci z domova

Shutterstock.

Vzhledem k tomu, že epidemie koronaviru pokračuje (dokonce objevující se v redakcích ), organizace žádají zaměstnance, aby pracovali z domova, když mohou.

Pro některé to může znamenat objevování mezer ve vašich sadách nástrojů. S ohledem na to jsme sestavili seznam nástrojů, které vám mohou pomoci řešit různé potřeby, které váš tým může mít, pokud jde o udržení spojení a efektivitu v práci.

Vyčerpávající seznam je téměř nemožné sestavit vzhledem k rychlosti, s jakou jsou nové produkty uváděny na trh nebo zavírány, ale toto jsou některé z nejběžnějších nástrojů, které redakce používají. Zaměřili jsme se také na nástroje s jednodušší integrací a použitelností, spíše než na sdílení složitých nástrojů, které není snadné přijmout. Zahrnuli jsme informace o cenách, ale nejpřesnější informace byste měli zkontrolovat na webových stránkách platforem, protože se mohou lišit v závislosti na velikosti a potřebách vaší organizace. Mějte na paměti, že vaše společnost může mít zásady ohledně toho, které verze nástrojů můžete používat kvůli bezpečnostním omezením.

Tyto nástroje jsou organizovány podle tří společných potřeb nástrojů, které sdílí většina organizací: komunikace, dokumentace a projektové řízení.

Pamatujte, že nástroje, které používáte, by neměly být složitější než úkol, který se snažíte splnit. Vyberte si, co nejlépe vyhovuje pracovnímu postupu a pracovnímu stylu vás a vašeho týmu.

Aby byla komunikace tváří v tvář úspěšná, je důležité jasně porozumět očekáváním od vaší komunikační platformy.

Přijměte asynchronní povahu komunikace napříč platformami pro zasílání zpráv. Uspořádejte své konverzace do kanálů nebo chatů, aby informace nebyly zahlcující nebo obtížné je najít. Udělejte si čas na kalibraci nastavení oznámení, abyste našli správnou rovnováhu mezi informovaností a přetížením. Ke stanovení dostupnosti použijte plány a stavy.

Google Hangouts - video konference

Produkt společnosti Google pro videokonference, Hangouts Meet, nabízí snadno použitelné rozhraní pro virtuální schůzky, sdílení obrazovky a chat. Pokud vy nebo vaše organizace již G Suite používáte, můžete až do 1. července zdarma používat pokročilé funkce G Suite na podnikové úrovni. Získáte tak nahrávání videa a schůzky až pro 250 lidí.

Pokud jste si plně zakoupili používání G Suite pro e-mail (Gmail) a kalendář (Kalendář Google), používání Google Hangouts Meet je docela jednoduché. Kalendář Google automaticky vytvoří hovor Meet s každou odeslanou pozvánkou do kalendáře a všichni účastníci pozvánky budou mít k hovoru přístup. Jakmile jste uvnitř hovoru, rozhraní je přímočaré pro chatování a sdílení obrazovky. Pokud spravujete osobní účet G Suite a pracovní účet G Suite, může být vždy obtížné vybrat správný účet.

Ceny
Pokud máte účet Gmail, máte bezplatnou verzi Google Hangouts Meet, která vám na jeden hovor poskytne 25 účastníků.

Slack – asynchronní komunikace

Slack byl široce přijímán, mnohými milován i nenáviděn. Základní funkce se točí kolem vícekanálových, individuálních a malých skupinových konverzací. Své používání Slacku však můžete navýšit tím, že využijete množství integrací, které mohou předávat informace mezi Slackem a dalšími platformami, které může vaše organizace také používat.

S týmem Slack můžete být v provozu během několika minut a rozhraní pro chat je přiměřeně přístupné lidem se zkušenostmi se systémy online zasílání zpráv.

Ceny
Slack má odstupňovaný systém cen. Bezplatná verze obsahuje omezenou historii zpráv a konečné integrace.

Zvětšení - video konference

Zoom zahrnuje videokonference, sdílení obrazovky, chat a nahrávání videa v základní úrovni předplatného. Poměrně intuitivní rozhraní umožňuje účastníkům relativně snadnou navigaci, jakmile jsou v relaci.

Nastavení účtu je rychlé, ale měli byste si vzít pár minut na to, abyste se seznámili s ovládacími prvky pro zahájení schůzky, abyste věděli, kde co je, když to potřebujete. Ovládací prvky uvnitř rozhraní videohovoru jsou docela jednoduché a většina uživatelů bude v případě potřeby vidět, jak přistupovat k chatu nebo sdílet obrazovky. Vyšší úrovně předplatného vám poskytnou více nástrojů, jako jsou oddělené místnosti, které mohou být užitečné, pokud koordinujete konverzaci s větší skupinou lidí.

Ceny
Zoom má odstupňovaný cenový systém. Bezplatná verze umožňuje uživatelům hostit až 100 účastníků, má neomezené individuální schůzky, 40minutový limit na skupinová setkání a neomezený počet celkových schůzek.

Skype - video konference

Skype je další možností pro pořádání video nebo audio konferenčních hovorů až pro 50 lidí. Pomocí Skype můžete také volat lidem, kteří nejsou na platformě. Skype usnadňuje sdílení souborů během hovoru, sdílení obrazovky a zasílání zpráv. Jedním z velkých rozdílů mezi Skype a Zoom je to, že na Skypu můžete spravovat seznam kontaktů a iniciovat hovory s ostatními, na rozdíl od zvaní lidí do zasedací místnosti nebo plánování videokonference jako v Zoomu. Skype funguje spíše jako tradiční telefonování, zatímco Zoom funguje spíše jako virtuální zasedací místnost.

Tato platforma existuje již nějakou dobu a v průběhu let prošla řadou změn. Pokud už to nějakou dobu nepoužíváte, možná vás překvapí, že najdete pár nových věcí. Rozhraní je docela přehledné pro každého, kdo má zkušenosti s online zasíláním zpráv.

Ceny
Microsoft nabízí různé verze Skype jako produktu. Cena většinou závisí na vašem využití volání.

Skupina WhatsApp – bezpečné zasílání zpráv a volání

WhatsApp poskytuje internetové volání a šifrované zprávy typu end-to-end. Aplikace umožňuje vytvářet různé skupiny a posílat jim zprávy. Původně to byla mobilní aplikace, ale nyní je k dispozici verze pro počítače.

WhatsApp organizuje rozhraní podle chatů a hovorů. Chaty zobrazí seznam vašich skupin. Stačí jen pár klepnutí a vstoupíte do rozhraní skupiny, vytvoříte nové nebo pošlete zprávu kontaktu. Můžete také nastavit aktuální stav, abyste svému týmu pomohli vědět, kdy jste k dispozici.

Ceny
WhatsApp je zcela zdarma.

Je pravděpodobné, že již máte existující úložiště dokumentace – systém pro sledování informací, ke kterému potřebuje přístup každý. Pokud ne, toto je příležitost si jej vytvořit.

I když jste zpět v kanceláři, je cenné mít spolehlivé místo pro informace, když mají lidé dotazy. Ukládejte své týmové postupy, návrhy projektů, retrospektivy, poznámky ze schůzek a nápady na brainstorming na předvídatelném místě a všichni ve vaší organizaci z toho budou mít prospěch, ať už vzdálení nebo ne. Tyto nástroje vám pomohou udělat pořádek ve vaší dokumentaci.

Google dokumenty – textový editor, dokumenty, tabulky

Dokumenty Google jsou často považovány za Microsoft Word, ale na internetu. I když se modeluje na textovém procesoru, stal se mnohem víc než jen klonem Wordu. Nyní se stal defacto nástrojem pro digitální dokumenty. V jádru je jeho funkčnost poměrně jednoduchá a měl by ji znát každý, kdo používá textový procesor. Díky propojení s celou řadou produktů Disku Google, včetně Tabulek Google a Prezentací Google, však Dokumenty Google mohou importovat data, grafy a tabulky z těchto produktů. Může také spouštět vlastní skripty.

Pokud jste použili textový procesor, neměli byste mít problém začít vytvářet dokument v Dokumentech Google. Organizace těchto dokumentů může být trochu náročnější. Dokumenty Google jsou součástí Disku Google, kde můžete dokumenty, Tabulky a Prezentace organizovat různými způsoby. Nakonec si na Disku Google vytvoříte svůj vlastní systém souborů, ne nepodobný systému souborů vašeho počítače. Podobně jako u jiných produktů Google, pokud máte osobní účet G Suite a pracovní účet G Suite, může být správa toho, který účet v danou chvíli používáte, problém.

Ceny
Zdarma pro všechny uživatele G Suite.

Fronta – dokumentace a projektové řízení

Coda je dokumentační systém, jehož cílem je spojit více vláken. Jedinečnou hodnotou v Coda je schopnost mít různé typy souborů v jednom prostoru. Vaše snímky, tabulky a tabulky mohou být umístěny ve stejném dokumentu, nemusíte se přesouvat mezi různými produkty. To je velmi užitečné, pokud máte různé zdroje, které potřebujete spojit při práci na projektu.

Protože existuje mnoho různých věcí, které můžete dělat, a mnoho různých integrací, které můžete využít, je užitečné podívat se do galerie šablon Coda, abyste získali představu o tom, co je možné. To je zvláště důležité, pokud se vám zdá, že prázdné plátno je ohromující a nejste si jisti, jak si zorganizovat práci.

Ceny
Coda nabízí systém vrstvených plánů. Bezplatná verze zahrnuje neomezené editory a Doc Makery, neomezené prohlížeče, omezenou velikost dokumentu, nízké kvóty na automatizaci, omezenou integraci (ačkoli ne běžné nástroje, které pravděpodobně budete potřebovat), 7denní historii verzí, spolupráci v reálném čase, neomezený počet složek. a podpora komunity.

Představa – dokumentace a projektové řízení

Notion je nováček, který je často považován za konkurenta Dokumentů Google. Opravdu se snaží sloučit tak rozmanité nástroje jako Evernote, Trello a Airtable do jednoho. Notion vám umožňuje vytvářet a organizovat dokumenty, které dokážou mnohem více než jen zpracovávat slova. Dokumenty v Notion mohou obsahovat seznamy úkolů, kalendáře, databáze a další. Pokud potřebujete místo pro organizaci dokumentů a správu úkolů, které z těchto dokumentů vyplývají, Notion může být komplexním řešením těchto problémů.

Představa společnosti Notion o stránkách a organizaci může být zpočátku matoucí. Než se do Notionu ponoříte, měli byste mít jasnou představu o tom, jaké dokumenty chcete v Notion ukládat. Může to vyřešit spoustu různých problémů, takže si zjistěte svůj konkrétní případ použití, než budete zahlceni.

Ceny
Notion má systém stupňovitých plánů. Bezplatná verze nabízí neomezený počet členů a hostů, 1 000 „bloků“ (ve skutečnosti sekcí obsahu) a 5 MB úložiště souborů.

evernote – dokumentace

Evernote má dlouhou historii jako aplikace pro psaní osobních poznámek. Dlouho umožňuje jednotlivcům psát poznámky, shromažďovat informace z webu a organizovat informace pomocí robustního systému označování a kategorizace, což z něj dělá oblíbený nástroj pro výzkum. Někteří možná nevědí, že Evernote má také funkce pro spolupráci za cenu. Obchodní plán Evernote má funkci nazvanou Spaces, která shromažďuje týmové poznámky a dokumenty ve formátu podobném Disku.

Evernote lze velmi jednoduše používat jen jako místo pro psaní poznámek. Má však vrstvy a vrstvy funkcí, které mohou odolat nejvýkonnějším uživatelům. Jeho webový klipr vám umožňuje ukládat webové stránky a soubory PDF z webu a ukládat je na váš účet Evernote. Pomocí značek a vyhledávání můžete své poznámky filtrovat nekonečnými způsoby.

Ceny
Evernote má systém vrstvených plánů. Bezplatná verze obsahuje plné možnosti psaní poznámek, stejně jako označování a vyhledávání, žádné sdílení poznámek.

Nástroje pro řízení projektů pokrývají celou škálu od jednoduchých platforem, které spravují jednu komponentu, až po rozsáhlé produkty, které řeší širokou škálu funkcí, které mohou být v organizaci potřeba.

Trello - projektový management

Trello je praktický vizuální systém pro organizaci práce s kartami a seznamy. Můžete vytvořit pracovní postup, který nejlépe vyhovuje vašemu týmu, ve kterém lze položky rychle a snadno přesouvat na základě jejich stavu. Trello také zavedlo pravidla a integrace, které mohou pomoci udržet vaši organizační strukturu ovladatelnou. Trello má také šablony pro případ, že byste potřebovali nějaké nápady, jak co nejlépe využít jeho funkčnost.

Uživatelské rozhraní je přiměřeně přímočaré a není tak ohromující, jak mohou být některé platformy pro řízení projektů. Trello toho dělá méně než některé jiné platformy, ale to může být dobrá věc, protože dělá to, co si předsevzal, dělat dobře a bez zbytečných funkcí.

Ceny
Trello má systém vrstvených plánů. Bezplatná verze obsahuje neomezené osobní desky, neomezené karty, neomezené seznamy, limit pro nahrávání souborů 100 MB, 10 týmových desek a omezenou automatizaci.

Vzduchovatelný – správa a organizace dat

Nejlepší způsob, jak přemýšlet o Airtable, je jako tabulka se superschopnostmi. S Airtable můžete uspořádat data ve známém tabulkovém formátu, ale poté se mohou transformovat do kanbanových desek, kalendářů a vizuálních galerií podobných Trello. Můžete nastavit vlastní formuláře, které budou vkládat uživatelské vstupy do vaší databáze Airtable. Pro profesionální uživatele má Airtable „bloky“, které do tabulek přidávají další funkce pluginu, jako je geokódování, grafy a dokonce i způsob, jak navrhovat webové stránky na základě dat ve vaší tabulce.

Airtable používá k popisu svých funkcí jedinečný jazyk. To, co si běžně představujete jako tabulku nebo databázi, se nazývá „základ“. Má „bloky“ (pro profesionální uživatele), které zahrnují zásuvné technologie do vašich základen. Jakmile se dostanete přes žargon, Airtable je velmi flexibilní tabulkový nástroj, který vám dává užitečnou moc nad Google Sheet.

Ceny
Airtable má systém vrstvených plánů. Bezplatná verze zahrnuje neomezené báze, 1 200 záznamů na základnu, 2 GB prostoru pro přílohy na základnu a dva týdny historie revizí.

Rozsah - projektový management

Range se zabývá prací na tom, kdo co dělá a kde jsou týmy z hlediska cílů. Range usnadňuje individuální plánování úkolů a týmové odbavení s plány a těží ze široké škály integrací s aplikacemi, které pravděpodobně budete používat, jako je Slack, Google Drive, Calendar, Trello a Github.

Má přátelské uživatelské rozhraní a proces registrace vás provede tím, jak jej používat. Tipy a příklady jsou dostupné ve všech zobrazeních, dokud je nezavřete.

Ceny
Rozsah je zdarma pro týmy do 10 lidí. Je to 14 $ měsíčně za každého dalšího spoluhráče.

pondělí – dokumentace a projektové řízení

Pondělí je představenstvem organizovaný systém pro řízení projektů a pracovních postupů. Integrace se připojují k aplikacím, které již možná používáte. Různé pohledy, jako je pracovní vytížení a časové osy, prezentují stav práce užitečnými způsoby, což usnadňuje měření toho, co a kdy se dělá. Funkčnost lze automatizovat pomocí bezkódových automatizačních rutin, které mohou zefektivnit úkoly.

Tato stránka nabízí mnoho funkcí, ale proces registrace pro nové účty odvádí slušnou práci, protože vás provede procesem nastavení nové nástěnky. V rozhraní je toho k dispozici hodně, takže může chvíli trvat, než si uvědomíte, jaké funkce jsou k dispozici.

Ceny
Pondělí má systém odstupňovaných plánů, ve kterém jsou ceny založeny na počtu uživatelů. Základní plán, který je 39 $ pro pět uživatelů měsíčně, nabízí neomezené vývěsky, 20 typů sloupců, zobrazení Kanban, vložené formuláře, 5 GB úložiště a týdenní protokol aktivit.

Poslední dvě položky v tomto seznamu jsou poměrně robustní platformy pro řízení projektů, které mohou být více než to, co hledáte, pokud se jen snažíte vyřešit dočasné mezery ve vašem pracovním postupu. Pokud jste však připraveni vyhodnotit intenzivnější platformy pro řízení projektů, je třeba zvážit tyto možnosti vše v jednom.

ásana – komplexní dokumentace, projektové řízení a komunikační platforma

Asana je rozsáhlá platforma pro řízení projektů, která se dokáže vypořádat s řadou aplikací napříč marketingem, prodejem, provozem, produktem a různými potřebami správy pracovních toků. Je obtížné stručně popsat všechny jeho funkce, protože Asana řeší několik oblastí řízení projektů. Zahrnuje velkou část funkčnosti kombinace výše uvedených produktů, včetně komunikace, správy úkolů, plánů, pracovního postupu projektu a dalších.

Ceny
Ásana má systém stupňovitých plánů. Bezplatná verze zahrnuje správu úloh; zobrazení seznamu, tabule a kalendáře; nabyvatelé a termíny splatnosti; až 15 spoluhráčů a integrace aplikací.

Základní tábor – komplexní dokumentace, projektové řízení a komunikační platforma

Basecamp, postavený společností, která byla průkopníkem práce na dálku ještě předtím, než to bylo cool, slibuje vyřešit všechny vaše hlavní potřeby v oblasti nástrojů v jednom komplexním řešení. V Basecampu vytváříte projekty. V rámci projektů můžete vytvářet seznamy úkolů, přidělovat úkoly, posílat oznámení členům týmu, plánovat schůzky, sdílet dokumenty a zahajovat skupinové chaty. S tím vším by Basecamp teoreticky mohl nahradit Google Docs, Slack, Dropbox, Trello a Asana.

Basecamp silně zdůrazňuje asynchronní povahu práce na dálku. Pokud hledáte řešení, které vám umožní pracovat s lidmi v různých plánech, na různých místech, s různými schopnostmi vzdálené komunikace, Basecamp je obzvláště zajímavé řešení.

Nákup produktu, jako je Basecamp, znamená nákup celé filozofie produktového managementu. Někomu to opravdu funguje a jiné vypne. Ale pokud jste připraveni na komplexní řešení, věnujte čas tomu, abyste se naučili Basecamp, naučí vás hodně o tom, co pro vaši organizaci funguje a co ne.

Ceny
99 $ měsíčně pro neomezené uživatele a projekty.

Tyler Fisher je zástupcem ředitele pro technologii ve společnosti News Catalyst . Můžete ho kontaktovat na adrese tyler@newscatalyst.org a na Twitteru na adrese @tylrfishr .

Heather Bryant je zástupkyní ředitele pro produkt ve společnosti News Catalyst . Můžete ji kontaktovat na adrese heather@newscatalyst.org a na Twitteru na adrese @hbcompass .

News Catalyst pomáhá zpravodajským organizacím přeměnit se v udržitelné digitální podniky.